Assumere un microfilm e il servizio di scansione dei documenti è un buon modo per qualsiasi imprenditore per massimizzare lo spazio ufficio. Trasformare i documenti in formato digitale saranno immediatamente ridurre il numero di documenti cartacei che devono essere archiviati e conservati. Con la scansione microfilm la necessità di una stampante lettore microfilm ma viene anche eliminata, che è un pezzo meno di attrezzature per pagare e mantenere. Le immagini digitali possono essere conservati su qualsiasi disco rigido del computer e non richiedono archivi fisici che di solito prendono un sacco di spazio per uffici. Una volta che i documenti sono stati digitalizzati, possono essere sottoposti a backup e le copie cartacee possono essere triturati e scartati. I file digitali sono in grado di essere immagazzinata in modo sicuro e condiviso con tutti gli utenti autorizzati.
Molti titolari di attività commerciali custodire i loro documenti più sensibili in una camera chiusa, ripostiglio o un armadietto. Questo è un efficace modo per tenere i file importanti sicurezza, ma sarà ancora possibile per un lavoratore dipendente o estraneo per ottenere una chiave. Chiunque può avere successo oltre la porta chiusa a chiave rubata avranno accesso immediato a tutti i documenti memorizzati in quel particolare luogo. E 'molto più difficile per la persona media per rompere perché in file elettronici che possono essere protetti con password. Finché le password vengono condivisi solo con poche persone selezionate, i file rimarranno sicuro. Per una maggiore sicurezza, gli utenti devono cambiare le password di tanto in tanto. la trasmissione di file elettronici è abbastanza semplice per chiunque di fare se il destinatario si trova nello stesso ufficio o in qualche altro luogo. Con un flash o un disco ottico e una buona connessione internet, i documenti vengono trasmessi immediatamente. Invece di spendere tempo fotocopie singole pagine, un intero file può essere copiato e trasmesso in pochi secondi. La condivisione di file via internet è molto più facile e più veloce di passaggio dei file copia cartacea in giro. Non ci sono cartelle di file pesanti per tenere traccia e nessuna necessità di preoccuparsi di perdere le singole pagine. Con una connessione a banda larga, è possibile trasmettere i file in pochi secondi. dossier finirà per diventare usurate e sbiadite. Le pagine saranno mischia e diventare lacerato e la stampa sarà sfocatura e diventa difficile da leggere. I file digitali sempre mantenere la stessa qualità indipendentemente da quanto tempo sono stati immagazzinati in un computer. owners Business può rendere la transizione più facile da assumere una società professionale specializzata in trasferimento di documenti cartacei in file digitali. L'attrezzatura necessaria è costoso e una certa quantità di know-how necessario per indicizzare e la scansione dei file in modo efficiente. Lo scanner è in grado di convertire i dati su microfilm e carta in formato elettronico per una facile memorizzazione e di un maggiore livello di sicurezza .